Contabilidade: Quais documentos devo enviar para a contabilidade mensalmente?

Todos os documentos que devem ser enviados para a contabilidade são aqueles produzidos pela empresa que tiveram impacto financeiro ou patrimonial .

Podemos citar alguns como: comprovantes bancários de despesas e receitas, extratos bancários, notas fiscais, contratos de financiamentos, processos judiciais.

O empresário deve garantir que o contador tenha acesso a todas as informações e que todos os documentos estejam em boas condições , hábeis e organizados. Como resultado, poderemos fornecer um trabalho de alta qualidade. Lembre -se de que "boas entradas de dados garantem bons resultados".

A fim de facilitar suas rotinas do seu dia a dia, disponibilizamos uma plataforma web para que você possa enviar seus documentos e ter mais facilidade na hora de encontra-los caso precise posteriormente. Além de poder enviar e receber documentos, você tem acesso a varias outras funcionalidades da nossa plataforma. 

Saiba mais em:

Veja aqui alguns exemplos de documentos organizados por departamento:

Departamento Pessoal

Todos os documentos que tenham como base uma relação de trabalho, sejam assalariados ou não , são relevantes neste grupo.

• Guias de Impostos e Contribuições como INSS, FGTS, IRRF, PIS, Contribuição Sindical;
• Recibos: Salários, Pró-Labore, recibos de autônomos, Férias, Vale Transporte e Atestados Médicos;
• Folha de ponto, comissões, etc.

Esses documentos auxiliarão no processamento da folha de pagamento e serão registrados no sistema contábil, também pode ser útil para analisar as obrigações acessórias.

Departamento Fiscal

Este é um dos mais significativos porque há impostos que devem ser pagos nos primeiros dias do mês.

Dada a importância das obrigações tributárias, a atenção é muito necessária. Isso porque, em alguns casos, a empresa torna-se responsável por obrigações tributária.

Da mesma forma, há casos de retenção e substituição tributária .

• Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens.

• Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica.

• Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.

• Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.

A análise de retenções é primordial para que a empresa não tenha prejuízo. Por isso é tão importante ter as informações quase que imediatas.

A análise das retenções é fundamental para garantir que a empresa não seja prejudicada. Com isso, é fundamental e manter as informações sempre atualizadas. 

Departamento Contábil

No movimento contábil consideramos todos os outros documentos financeiros não mencionados ou que de alguma forma esteja ligados aos departamentos pessoal e fiscal.

São eles:

• Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
• Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
• Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa.

Um ponto importante a ser destacado é o controle do caixa. Por mais simples que ele seja, é super importante entrega-lo nos documentos mensais.

Controle de Estoque

Por fim, ao final do período , é fundamental mencionar o controle de estoque da empresa e o livro de estoque .

Essas duas informações são fundamentais para a investigação do Custo de Mercadoria Vendida , que tem impacto direto nos indicadores financeiros.

Além disso, o Livro Inventário é uma exigência legal da empresa , e o contador tem pouca influência na sua elaboração.

Se você não tiver um sistema de controle de estoque ou um Livro Inventário, informe seu contador e peça instruções sobre como levar as informações para ele.